Im letzten Blogbeitrag habe ich dargestellt, dass PowerPoint eher ein Werkzeug denn eine Methode ist. Je weniger die Folien mit Kernaussagen im Mittelpunkt stehen, umso mehr kann der Redner seine Zuhörer begeistern, desto besser. Präzise Kernbotschaften sind hier zielführend.
Storyboard als Basis für die Präsentation
Nachdem diese Kernbotschaften in kurzer Form – und das ist wichtig – im Team herausgearbeitet worden sind, widmet man sich der Frage, wie die Inhalte vermittelt werden sollen. Es folgt Schritt „O“ – Organisation.
Dabei wird ein „Drehbuch“, bei CODE als „Storyboard“ bezeichnet, erstellt. Auch bei Schritt „O“ wird noch keine einzige PowerPoint Folie erstellt oder genutzt. Das entspricht derselben Vorgehensweise wie bei der Produktion eines Werbefilms: Niemand würde in der Werbebranche auf die Idee kommen, einen Werbefilm vollständig abzudrehen und dann erst dem Kunden vorzuführen, der den Film beauftragt hat und bezahlt. Also lieber wenige konkrete PowerPoint Folien erstellen, diese abstimmen, das Ziel justieren und erst danach weitere Informationen anreichern. Auf diese Weise sparen alle Beteiligten viel Zeit, aus vielen Informationen die wesentlichen zu filtern. Ein Storyboard beinhaltet folgende Elemente und kann z.B. graphisch an einem Flip Chart im Team entwickelt werden: I. Introduction – Worum geht’s? II. Warum? –Anlass der Darstellung; III. Kernbotschaft 1; IV. Kernbotschaft 2; V. Kernbotschaft N; Die Kernbotschaften sind die zuvor erarbeiteten Tweets bzw. block-posts. VI. Action – Darum müssen wir Folgendes tun. (z.B. folgendes Budget in Höhe von x€ genehmigen oder Details klären).
Zu Punkt „O“ wurde mir noch ein weiteres wichtiges Hilfsmittel für eine bessere Stringenz der Präsentation vermittelt: die sogenannte „horizontale Kongruenz“ und die „vertikale Kongruenz“. Bei der „horizontalen Kongruenz“ erscheint der Inhalt der Kernaussagen im Titel der Folien. Bei der „vertikalen Kongruenz“ erscheint der Inhalt der Folie als Unterstützung zu dem Folientitel. Ist das bei genauem Hinsehen nicht der Fall, dann ist man sehr wahrscheinlich nicht mehr auf dem richtigen, ursprünglich gewünschten Pfad und hat sich „verlabert“. Dann heißt es zurück zu den ursprünglichen Kernbotschaften und „Ballast abwerfen“.
Im Kern kannte ich diese Maßnahmen zu „C“ und „O“ zwar schon. Aber weil ich meine eigene mitgebrachte Präsentation prüfen, überarbeiten und vortragen konnte, habe ich noch wertvolle Feedbacks erhalten.
Zu Schritt „D“ – Delivery, der Form des Vortrags, gehören zwei grundlegende Themen. Zunächst die „4 Elements of Body Language“:
- 1st Impression – wie komme ich als Person rüber? Erster Eindruck.
- Hands – Handhaltung – was mache ich mit meinen Händen, wenn ich vorne am Rednerpult stehe?
- Body – passt die Körperspannung oder stehe ich „schief“ mit hängenden Schultern?
- Head – Wie richte ich meinen Blick in das Auditorium? Gleichverteilt oder immer gleich statisch?
Um sich hierbei zu verbessern, ist persönliches Feedback erforderlich. Jeder kann Vorträge üben, und seine Kollegen um offenes Feedback bitten. Eine unterhaltsame Möglichkeit, Vorträge zu üben, ist z.B. Stand-Up Reden zu einem unbekannten Thema – spontan, flexibel und sehr lehrreich, wenn das Feedback konstruktiv ist.
Ein zweiter wichtiger Punkt zum Vortrag sind Kriterien für die Qualität der PowerPoint Folien:
- Key Message – eine Key Massage pro Folie?
- Highlights – Datenpunkte hervorgehoben?
- Heli 1st – erst Übersicht (Helicopter), dann Detail?
- Charts/Graphs 5-second check: ist nach fünf Sekunden klar, was dargestellt ist? Falls nicht, ist die Folie „für die Mülltonne“!
Wendet man diese Checkpoints für die Qualität bewusst an, kann man das Ergebnis eines überzeugenden und besonderen Vortrags schnell spürbar verbessern, so meine Erfahrung.
Der letzte Schritt „E“ – Effect: Wie kann man einen bleibenden Eindruck hinterlassen und bewirken, dass sich die Zuhörer erinnern? Das hatte mich besonders interessiert.
Auch für diesen Abschnitt habe ich Checkpoints vermittelt bekommen, was ich bewusst einsetzen kann, um Inhalte nachhaltiger zu vermitteln.
- Analogie – z.B. „…diese Fläche entspricht der Fläche von 20 Fußballfeldern…“
- Data Point – Wussten Sie schon, dass …? Strong Statement,
B. Jock Elliott – „Just So Lucky“ – 2011 World Champion of Public Speaking in www.toastmaster.com - Powerful statistic – Data Development und Grafiken unterstreichen meine Aussagen
B. Andrew McAffee – Nehmen Droiden unsere Arbeit weg? aus WWW.TED.COM. - Story – Persönliche Erlebnisse darstellen – basic story telling durch „meine Erfahrungen ….“
Um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, werde ich zukünftig bewusst darauf achten, stets einen dieser Effekt-Punkte anzuwenden.
Als Paradebeispiel, wie man Inhalt („content“) auf den Punkt bringen kann und eine nachhaltige Wirkung („effect“) im Auditorium bewirkt, bin ich auf den Vortrag von Joe Smith „How to use a paper towel“ aus WWW.TED.COM gestoßen. Einfach genial in Bezug auf „Merkeffekt“. Probieren Sie das Video selbst aus! Mich hat es fasziniert. Man muss sich den Inhalt einfach merken – übrigens ganz ohne PowerPoint!
Ich werde versuchen den „Flow CODE“ bei meiner Arbeit und der Erstellung von Präsentationen, zur Unterstützung der Bid Teams einfließen zu lassen und anzuwenden. Denn nur mit einer guten Storyline, aussagekräftigen Folien und einem tollen Vortrag können wir unsere Zuhörer begeistern. Die richtigen Informationen besonders zu verpacken ist in unserer digitalen Welt erfolgsversprechend.
Ich würde mich über ein Feedback im Blog sehr freuen!