Kommunikation mit Wirkung ─ Rethinking Business Communication

Was PowerPoint nicht bewirkt und warum es allenfalls „betreutes Lesen“ ist.

Seit 2011 bin ich bei NTT DATA tätig und stoße als BID Manager für große Deals immer wieder auf das Phänomen „effiziente Kommunikation“. Zu wenig Zeit, zu viele Informationen beherrschen unseren Job. Zu meinem Arbeitsalltag gehören häufige Meetings und Telefonkonferenzen. Auch in Gesprächen mit Kollegen oder Freunden mache ich immer wieder folgende Beobachtungen:

• Es werden viel zu umfangreiche Informationen ausgetauscht, die in dieser Dichte kaum noch zu verarbeiten sind („beat the curse of knowledge“).
• „Three Letter Acronyms “, also Abkürzungen, die nicht alle Adressaten kennen, werden inflationär verwendet.
• Es entsteht kaum ein bleibender Eindruck: Was bleibt wirklich hängen? Was ist der Kern einer Aussage?
  

Wer kennt das nicht? Deshalb habe ich mich gefragt:

• Wie kann man Inhalte deutlich mehr auf den Punkt bringen?
• Und vor allem: Wie kann man einen „bleibenden Eindruck“ verstärken, d.h. erreichen,
  dass die Adressaten die wichtigen Inhalte erinnern?
  

Dazu habe ich mir einen Impuls von außen, in Form eines ganztägigen Workshops des „PMI“ verschafft. Titel: „Rethinking Business Communication“. Welche Erkenntnisse konnte ich mitnehmen?

Rhetorik vs. PowerPoint

Wenn Du etwas „rüber bringen“ und bewirken willst, dann benutze auf keinen Fall PowerPoint! Wie bitte? Ja, das klingt zunächst verblüffend. Aber bei näherer Betrachtung recht plausibel. Grundgedanke hier: Wenn Du Dich als Referent rhetorisch nicht bewegst, bewegst Du bei Deinen Zuhörern nichts. PowerPoint lenkt die Aufmerksamkeit in eine falsche Richtung. Der Referent sollte im Vordergrund stehen, das gesprochene Wort und die damit verbundene Körpersprache. PowerPoint bewirkt tendenziell, dass der Referent mit seinem Auditorium gemeinsam den Text der Folien liest – „betreutes Lesen“.

Er sollte seine Grundgedanken stattdessen mit anderen Hilfsmitteln sukzessive entwickeln und visualisieren, etwa mit einfachen Bildern am Flip-Chart. Ich habe einige Vorträge gefunden, die – wie ich finde, recht einleuchtend – unterstreichen: „PowerPoint ist kontraproduktiv, wenn man etwas bewirken will!“ (z.B. YouTube: Vortrag von Matthias Pöhm „So präsentiert ein Profi“).

PowerPoint als Werkzeug benutzen – nicht als „Methode“

Zurück zu PowerPoint. Im „täglichen Business“ lässt es sich für mich nur schwer vermeiden, PowerPoint zu nutzen. Wenn man sich der oben dargestellten Problemstellungen bewusst ist, kann man jedoch vieles verbessern und die weit verbreiteten negativen Verfahrensweisen in großen Teilen vermeiden.

Wenn eine Präsentation erstellt werden soll, z.B. eine Angebotspräsentation, wird häufig ohne vorherige Kursbestimmung eine PowerPoint-Foliensammlung zusammengestellt – Folien „zusammengeschoben“. Der Inhalt ist jedoch zu diesem Zeitpunkt noch nicht grundlegend geklärt. Dies führt häufig zu zeitkritischem Mehraufwand. Ergebnis und Wirkung lassen indes zu wünschen übrig.

Best Practice – wie kann ich eine Präsentation erarbeiten?

Im Workshop konnte ich meine eigene Präsentation nach einer vom Referenten vermittelten Best Practice namens „Flow CODE“ überarbeiten. Das ist ein Vorgehen in vier Schritten, um eine Präsentation wesentlich effizienter im Team zu erarbeiten.

Für „C“ – Content sind zunächst folgende grundlegende Fragen zu klären:

• Was soll überhaupt das Ziel der Präsentation sein?
• Was sind die Kernaussagen, die in der Präsentation transportiert werden sollen?
  

Solange das nicht allen Beteiligten klar ist, sollte KEINE EINZIGE Folie produziert oder verwendet werden. In meiner Tätigkeit als Bid Manager erlebe ich häufig das Gegenteil. Schnell sind 30 Folien zusammen gestellt, und jeder kann sich den passenden Inhalt aussuchen.

Aber statt Folien einfach zusammenzuschieben, empfiehlt es sich, zunächst Kernbotschaften in einem „tweetable“ Format –kurz und knackig –im Team abzustimmen. In diesem Zusammenhang spricht man auch von einem „TV-Test“, einem Element aus der Werbung: Findet die Aussage Aufmerksamkeit? Wird die Botschaft schnell und treffend transportiert?

Ein weiteres Mittel ist der „headline-test“. Dabei handelt es sich um  ein sogenanntes „block-posting“. Inhalte ganz kurz und knapp. Ein bekanntes Beispiel für block-posting ist das Zitat von Thomas Alva Edison, dem berühmten Erfinder: „Genie ist 1% Inspiration und 99% Transpiration“. Das kann man sich gut merken.

Kernaussagen sollten für alle Beteiligten einfach, klar und verständlich sein.

Mit „O“ für Organisation wird um die Kernbotschaft herum die Storyline definiert und ausgearbeitet. Im nächsten Blog befasse ich mich genauer mit diesen spannenden Themen: wann erstelle ich ein Drehbuch und wie trage ich meine Kernbotschaft begeisternd und nachhaltig vor.